プロジェクト管理ツールを調査することになりました

来年度、プロジェクト管理ツールを導入予算を取ったので調査をよろしく、と依頼が来ました。

またか、と。

この方は、まぁよくプロジェクトを失敗させてくれるので、プロジェクト管理ツールは好都合!という感じで調べることにしました。

しかし、どんなプロジェクト管理ツールを探しているのだろう。事前の知識だけでも結構な種類があるから、ある程度絞ってあたりを付けていかないと無駄な時間になりそうだ。

ということで、手始めにプロジェクト管理ツールについてメモ程度に下調べを行いましたので、共有します。

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プロジェクト管理ツールについて

今は、Excelを使ってタスクを管理していましたが、案件が多すぎて管理が難しくなっていたり、関係会社の方と情報共有するのにExcelが行ったり来たりで「あれ?どっちが最新だっけ?」となることがあったのは事実。

私の場合は、慣れたもので結構対応できているのですが、若い社員は混乱していること多い。

そんな悩みを解決してくれるのがプロジェクト管理ツールです。

プロジェクト管理ツールとは

プロジェクト管理ツールは、仕事を管理するためのアプリケーションで、タスク管理や工程管理など様々な機能を持っています。

その他、メッセージ管理やスケジュールの共有なども簡単に行えるため、社内のチームはもちろん、社外関係者とも共有が出来るため、プロジェクトを円滑に進め、より効率的な業務が出来ます。

最近では、働き方改革によってテレワークであったり副業の方だったり、働き方が変わっているので、プロジェクト管理ツールは重要性が増してくると思います。

プロジェクト管理ツールを導入するメリット

特に、プロジェクトリーダーの場合、誰が何の仕事をどれくらいのスピードで行っていて課題が発生していないか管理する必要が出てきます。

プロジェクト管理ツールでは、そういう状況が見える化されるため発見と対応は早くなることが最大のメリットだと思います。

急なスケジュール変更により、「抜け」や「漏れ」、「手戻り」が発生することはよくありますし、タスクの優先順位も把握する必要があります。

プロジェクト管理ツールでは、スケジュールの書き換えがガントチャートなどから変更出来るため、視覚的に漏れにくく、情報の共有がスムーズに行えるため、今プロジェクトがどこまで進んでいるのか、スケジュール通り来ているのか、分かりやすくなってます。

さらに他人、社外の方も含め、情報や進捗を共有することができます。結果として、ミスが少なくなり、作業効率は大きく改善されます。

Excelでの管理シートでは管理できていなかったことが、プロジェクト管理ツールでは解決することが多いです。

プロジェクト管理ツールの選び方のポイント

プロジェクト管理ツールは、有料・無料を問わず、結構な数のシステムやサービスが存在し、どれを選んだらいいのかわからなくなってしまうと思います。

ツールはあくまでもツールであって、ツールには目的があるわけなので、私の今回の例でもそうですが、導入の目的をきちんと把握したうえで、選定する必要があります。

ただ今日は、とりあえず下調べをするうえで、ということで基本的な部分で、選定する際に気を付けるべき点を、5つ挙げてみました。

1.クラウド型かオンプレミス型なのか

これは、会社の方針があるので、最初に確認しておくべきポイントですが、提供されているサービスを使うクラウド型なのか、サーバを立てて導入するオンプレミス型なのか。

最近では、クラウド型が多いように思いますが、会社によってはまだクラウド型はNGというところもあり、両方の形で提供されているものもあります。

今回の私の例では、依頼者から「月3万円くらいでないかな~?」という条件があったので、サービス料を払って使うクラウド型を選ぶ必要があるということになります。

クラウド型の利点は、関係会社との共有が簡単なことが大きなメリットですね。オンプレミスだと、社外から社内にアクセスさせることになるので、いろいろと面倒なことが予想されます。うちの場合はポリシー的にNGですし。

また、サーバの管理も無いので楽ちんです。サーバのメンテがないのは結構楽ですよね。

オンプレミス型の場合、セキュリティの面が安心なことが一番のメリットかも知れません。会社によっては煩い経営陣もいますし導入しやすい。

また、インターネットの障害といった外的な要因で、サービスが停止するリスクは減るかも知れません。自社でしっかりしたデータセンターがあればアリですね。

2.機能(タスク管理、ガントチャート、カレンダー、ツール、チャットなど)

次に確認すべきは、当然ながら機能について。

プロジェクト管理ツールで何がしたいか?ということです。ツールはあくまでも手段であって、導入する目的があるはずなので、目的に合った機能を持っている必要があります。

今回の場合、依頼者さんの目的は「導入」なので(いつものこと)、すごく悩む項目です。ですが、私もプロなのでそこを汲み取って導入するのがプロ中のプロというものです。

プロジェクトでは、たいていの場合、WBSからスケジュールを作り担当者と期限を決めて進めていく。で、課題があれば課題管理を行い、、、という流れが基本だと思います。

なので、タスク管理ができること、ガントチャートやカレンダー形式で見れること、期限管理ができること、などは基本機能にあるべき機能です。

ただ、最近は海外製のサービスがあったりで、付箋型でガントチャートがなかったりするものもありますが、大体のサービスで持っている機能です。

じゃ、どこを見るか?

私の場合、プロジェクトは複数同時並行で進める場合があるので、複数管理できるか?というところもポイント。

1プロジェクトだけで忙しさが分かるわけではないので、業務全体の繁忙度を上長は見たいはず。なので、複数プロジェクトが管理できそれぞれの繁忙度が分かるようなものがあればベストと思います。

あとは、GoogleカレンダーやOutlookカレンダーとの連携があると、使いやすい会社もあるでしょうし、メールでのアラート通知や、権限設定、ファイル共有など、機能面で比較表を作ってみると良いと思います。

3.導入費用

言われるまでもなく、予算は事前に確認しておくべきですね。

今回、私の例だと、月3万円。ええ、オンプレは最初から想定外ですね。私もサーバはすでにAWSで10台くらい管理しているので増やしたくないので好都合。

プロジェクト管理ツールの費用の仕組みとしては、小規模であれば機能は制限されている無料版が使えるサービスが多いです。

ただかなり限られていて業務で使うには全然物足りなかったですね。画面イメージや操作感がつかめればOKな感じです。

有料の場合は、

  • ユーザ数による費用
  • 機能による費用
  • 定額(〇人まで)

でプランが決まっていることが多いです。

たとえば、1000円/月・人という費用感です。機能が増えれば上位プランになります。

私の場合は、情シス部員で使うのを10人を仮定し、協力会社(ベンダーさん)や利用部門などがいるので50人は想定しておく必要はありますが、費用がかさむので、20人~30人を想定してサービス選定します。

スモールスタートで利用箇所を限定して始める予定です。

4.対応言語

うちの会社は海外とのプロジェクトはありませんが、今の時代は海外とのやり取りも多いかと思います。

プロジェクト管理ツールは海外のサービスが日本語化されているものも多くあり、もともと英語で利用できるものもあるので、選択肢としては多いと思います。私の場合は英語はヒヨコレベルなので、日本語必須です。

逆に、そう言うものは日本語化が変だったりUIが合わなかったりすることを理由に避けるようにしています。いいシステムたくさんあるのにもったいない。。

プロジェクトが始まれば利用頻度は高いので、言語等でストレスが溜まらないようなサービスが良いですね。

5.ユーザインターフェース

ユーザインターフェースは、人のユーザビリティに繋がる問題なので意外と重要です。

「慣れ」というものもありますし人の好みの問題もあるため、お勧めというのは難しいですが、既存の社内システムに似たようなデザイン、操作感の物が比較的受け入れやすい、定着しやすいと経験しています。

プロジェクトはいろんな方がかかわるので、すべての人に満足いくものはなかなかありませんが、既存のシステムに似ているとストレスなく受け入れてもらえることがあります。

他社の人が参加しているようなプロジェクトの場合、今まで話し合ったことや決まったことが手戻りしてはまずいので、決まったことをいつでも確認できるような仕組みのあるツールがお勧めです。

機能とインターフェースは切っても切り離せない問題ともいえます。自分が進めていくプロジェクトの特徴に合わせて、使いやすい見やすいインターフェースを見つけてください。

利用経験があるプロジェクト管理ツール

普通なら、プロジェクト管理ツール〇〇選!というタイトルかと思いますが、これから調べることになるので、まずは今までに利用したことがあるツールを2つご紹介しておきます。

1.Redmine

最初に上司が評価として導入したRedmine。

世界的に非常に有名なプロジェクト管理ツールで、上司が入社した際、サーバが余っていたのでオンプレで立ち上げましたが、コケたものです。

自由度も高いせいか使い勝手がよくわからず、管理者も居なかったので各自が勝手に触りだして収拾つかない状態になりました。

今も放置され使える状態になっているので(4年も放置かよ。。)、少し触ってみましたが、メニューや画面は作りこむ必要があるのか?ちょっととっつきにくい。ガントチャートで分かりやすいところもありましたが、チケットという概念が良くわかりませんでしたね。チケットはタスクかな?

ガントチャートは、誰が担当しているかが分からないことと、この画面でスケジュールの移動ができないですね。すっきりしていて見やすいですが機能としては足りないかも。

Redmineガントチャート
Redmineガントチャート

メニューはカスタマイズができるようですが、権限がなくいじれませんでした。これは、センスがある人が作るとすごく使いやすくなるかも。

Redmineメニュー例
Redmineメニュー例

チケットというRedmine独自の言葉がありますが、たぶんタスクに置き換えられますね。日本人だとチケットというとチケットなので、慣れが必要かと思いました。

Redmineチケット
Redmineチケット

2.Backlog

Backlogはクラウド型のアプリケーションで、タスク管理機能に特化したプロジェクト管理ツールです。

ガントチャートやマイルストーンが簡単に作れるため、使いやすいですね。

現在は、関係会社で2社使っているところがあり、実用していますが、今のところは問題となるようなところは無いですね。

ただ、タスクの優先度が全部高になった場合、何を優先して良いかわからなくなったのは内緒(運用の問題)ですが、前提のタスク、後続のタスクの関連がガントチャート上で分からないので、親子関係で見るしかない点は、ちょっと不満かも。

Backlog ガントチャート
Backlog ガントチャート

メニューでは、大体の機能があるので、それほど困ったことはないです。

Backlog メニュー

私は使っていませんが、ソースコードの管理もできるので、開発やWEBでは使いやすいツールかも知れません。

登録してから1か月間は無料で使えますが、そのあと、ストレージの大きさやプロジェクト数によって、月額有料制となっています。

まとめ

まとめと言っても、使った経験のあるやつの紹介だけですが、これからいくつかのサービスを調査していくと思うので、随時共有します。

ここでは、最初の選定のポイント5つをご紹介&自分の備忘録にできればと思います。

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