情シス部がテレワークをはじめるには、何を準備すれば良いか。

働き方改革の取り組みの1つで、「テレワーク」を検討していた情シス部は結構いるのではないでしょうか。

そんな中、コロナウイルスの影響もあり、早急に環境を整える必要が出てきて焦っている方もいるかと思います。

ここでは、当社のテレワークの環境をご参考までに公開したいと思います。

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物理的準備

パソコン

パソコンは結構な割合で使われているかと思いますが、当社ではWindows10の更新の際に、全端末の30%程度をモバイルPCにしています。

もちろん営業さんは持ち歩くことが多いので以前からモバイルPCを使用していましたが、間接部門の方もモバイルPCにしている方が多くいます。

現場の方はパソコンを持って帰る必要がないのでデスクトップ型PCを利用しています。

東日本大震災の時にモバイルPCやノートPCはバッテリーがあることから少し助けられたこともあり、デスクトップPCよりは少し高いですがモバイルPCを購入しました。

情シス部員は全員モバイルPCです。

携帯電話

携帯電話は人によるかも知れません。

テレワーク環境での1つの課題は、コミュニケーションが自由にできない点が挙げられます。

情シス部員は問い合わせを受けることも多いので携帯電話を持たされることは多いと思いますが、私は持たないようにしています。

テレワークはたまにしますが、電話が無くても困ることはないですね。

ネットワーク環境

当社の場合は、VPN接続が必須になっています。

大手ITベンダーなど、完全にクラウドベースで業務が出来ているところもあるみたいですが、多くの会社は社内にアプリケーションがありVPNにより外からアクセスして業務を行う必要があるかと思います。

クラウドのサービスはいくつも利用していますが、いったんVPNで社内に入り、社内からクラウドサービスを使うようにしています。

クラウドサービスにはグローバルIPをホワイトリスト登録しているので、インターネット環境からは利用できません。

アプリケーション環境

社内のアプリケーションは大小さまざまですが、30%くらいはクラウドに移行しています。

クラウドって結構あいまいな定義かも知れませんが、ここでは社内にサーバを置かない仕組みとしています。

AWSを借りてサーバを構築していてもクラウドと定義されています。

クラウドと言いつつ、データセンターみたいな使い方になっています。

セキュリティ

モバイル端末は暗号化が基本になっています。

業務時はVPN必須。上の項目で紹介したような感じになっています。

不明なWiFiには接続しないような教育は行っていますが、社員は不明かどうかわかっているのか?はわかりません。

基本的にはiphone等でテザリングで通信することが多いです。

制度

制度に関しては、情シスではPCの利用基準を作ったくらいで、制度は総務部が作りました。もちろん情シスが支援しました。

一番のポイントは、勤怠管理でした。

当社のPCはログの収集はしていますが、勤怠管理は行っていません。従業員の良識を信じて、事前の自己申請と、終了後の自己報告を必須としています。

業務の内容と時間を報告します。あくまでも時間の申請が必要です。基本的に残業はできません。管理職が管理できないからです。

課題

普段からテレワークの環境はあるとは言え、あまり使われていなかったテレワーク。

最近のコロナウイルスの影響で、テレワークが推奨されていますが、制度だけあっても実際できないという方も多いのではないでしょうか。

私はその一人です。

しかし、コロナのため課題をつぶしてテレワークを行おうと思い、課題をまとめてみました。

1、通信容量問題

テレワークでは、会社支給のiphone等でテザリングを行うようになっていますが、契約上7GB/月が上限になっています。

私の場合、サーバのログであったり動画コンテンツだったり容量がそこそこ大きいものを扱うため、月の半ばでパケ死します。

赴任先の住まいではポケットWiFiなので使いたくないし、無料スポットに行くのもコロナ対策に反してるし、良い解決案がありません。

2、備品がない

会社では外付けのモニターを利用しているため、作業効率が良いです。

しかしテレワークだとモバイルPCの小さい画面で操作することになるため、すごく効率が悪い。

モニターを自腹で買いたくはないし、会社から支給もされないので、我慢中です。

3、物理的に会社じゃないと作業が出来ない場合がある

オンプレミスのサーバや端末などが物理的に会社にある場合、出社して作業する必要があります。

これはどうしようもないかなーと思っていましたが、PCなどは外部委託出来ました。

サーバに関してはリプレース時にクラウド化してしまえばOKと言うことで、検討を開始しました。

4、業務量

テレワークでは基本的に残業が出来ません。

裁量制であれば問題ないのですが時間制なのでどうしても付きまといます。

ただ、ルール的には所属長から許可が出れば残業も可能と言うことで、さっそく申請してOKをもらいました。

よく言われる、会社とテレワークでどちらが作業効率が良いか?という点。

会社にいるとあちこちから問い合わせなどがありやりたかった仕事ができない場合が多いですが、テレワークだと必然的に問い合わせ等は少なくなります。

なので、資料作りなどは比較的効率が良いです。

しかし、作業に関してはモニターの件、通信料の件などがありあまり効率的ではありません。

なので、会社とテレワークでは業務を分けて実施していましたが、コロナではそうもいかなくなったので、うまい方法を模索中です。

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